Hängeregistraturen und Archivierungsmittel - Produkte und Marken

Hängehefter / Hängemappen / Hängesammler / Hängeordner

Auch wenn die elektronische Datenverarbeitung heute viele Möglichkeiten der Archivierung und Datenorganisation bietet, können viele Dokumente nicht ohne Weiteres digitalisiert werden und finden auch weiterhin ihren Platz in Hängeheftern, Hängemappen, Hängesammlern und Hängeordnern. Hier lassen sich Dokumente und Daten sinnvoll organisieren und bleiben auch nach vielen Jahren noch auffindbar und in tadellosem Zustand.

Hängemappenbox / Hängemappenwagen / Hängerahmen / Hängeregistraturkorb

Um Hängemappen und Hängehefter systematisch zu sammeln und abzulegen bieten sich Organisations- und Archivierungshilfen wie Hängemappenboxen, Hängerahmen oder Hängeregistraturkörbe an. Werden die Dokumente und Akten zudem an verschiedenen Orten im Büro benötigt und sollen mobil verfügbar sein, bietet sich ein Hängemappenwagen an, den Sie bequem von einem Arbeitsplatz zum nächsten rollen können.

Archivierungsschachteln

Ob als Hefterregistraturschachtel, Ordner-Depot oder als Hängeregistraturbox: Die praktischen Archivierungsschachteln und Transportboxen aus extra starker Wellpappe sind unglaublich praktisch und flexibel einsetzbar. Für die langfristige Archivierung sind sie mit ihrer hohen Stabilität, Haltbarkeit und Belastbarkeit ideal. Zudem lassen sie sich leicht stapeln und schaffen so in kürzester Zeit Platz und Ordnung auf Ihrem Schreibtisch.

Eigenschaften / Material von Archivierungsmitteln

Praktische Archivierungssysteme

klassisches ArchivierungssystemUnterlagen lassen sich in verschiedene Hängeordner-Systeme ablegengelochte Unterlagen finden ihren Platz in einem Hängehefter – ungelochte in einer Hängemappeanschließend Aufbewahrung in einer Hängemappenbox, einem Hängeregistraturkorb oder einem Hängeordnerwagenzur besseren Übersicht lassen sich farbige Signalreiter anbringen, die Informationen zum Inhalt geben

bekannteste ArchivierungssystemDer wesentliche Unterschied gegenüber einem Hängeordner ist die senkrechte Aufstellung im Regal, aus der sich zugleich die Aufstellungssystematik ergibtSortierung nach verschiedenen Themen und Einordnung entsprechender SchriftstückeEines der gängigsten Ordner-Formate ist DIN A4, aber auch kleinere Formate oder Spezialgrößen sind erhältlich

Akten behalten ihre Relevanz, auch wenn sie nicht aktuell bearbeitet werdenplatzsparende und gut sortierte Einlagerung von Unterlagensind umweltfreundlich, belastbar und leicht stapelbarfür die lange Archivierung gedachttransportierbar dank eingestanzter Handgriffeeinfache Beschriftung zur Kennzeichnung des Inhalts

Materialien und Eigenschaften der Hängeregistratursysteme

HängemappenboxHängemappenboxen eignen sich perfekt, um darin kurz- oder langfristig Unterlagen in A4-Hängemappen abzulegen. Sie finden auf dem Schreibtisch oder im Rollcontainer Platz und ermöglichen durch die niedrige Vorderseite eine gute Lesbarkeit der an den Hängemappen angebrachten Beschriftungsfelder. Außerdem sind sie stapelbar und verfügen über einen komfortablen Tragegriff, der Ihnen die Arbeit erleichtert.HängemappenwagenEin Hängemappenwagen kommt immer dann zum Einsatz, wenn es darum geht, eine große Anzahl an Hängemappen möglichst einfach von A nach B zu transportieren. Je nach Modell können darin ca. 40 bis 100 Hängemappen der Größe DIN A4 eingehängt werden und lassen sich mit den kugelgelagerten Lenkrollen bequem schieben. Für kleinere Mappenformate oder Zwischengrößen liegt zusätzlich ein sogenannter Hängeklemmstab bei.HängerahmenEin Hängerahmen schafft schnell übersichtliche Ordnung auf dem Schreibtisch. Bis zu 40 Hängemappen lassen sich hier unterbringen und sind so mit einem Handgriff zu erreichen. Mit seiner praktischen Größe lässt er sich auch in einer Schreibtischschublade aufstellen. Sollten Sie den Hängerahmen nicht mehr benötigen, lässt er sich schnell und platzsparend zusammenfalten.HängeregistraturkorbHängeregistraturkörbe sind die stabile und platzsparende Unterbringung für Hängemappen. Sie fassen etwa 30 bis 40 Hängemappen und sind zudem platzsparend, mobil und stapelbar. Besonders praktisch: Durch ihre Größe hängen die Mappen etwas tiefer im Korb, was die Sichtreiter mit dem oberen Rand abschließen lässt, so knicken diese nicht um.ArchivschachtelnDie Archivschachteln kommen immer da zum Einsatz, wo Akten und Dokumente für längere Zeit eingelagert werden müssen. Sie sind dank ihrer Herstellung aus Pappkarton besonders leicht und flexibel zu handhaben. Sie lassen sich ohne Probleme stapeln, auch wenn sie mit vielen Akten befüllt sind. Zugleich lassen sich die Archivschachteln komfortabel beschriften, was eine gute Organisation ermöglicht.

Materialien und Eigenschaften der Hängemappen und Archivordner

HängehefterHängehefter sind in unterschiedlichen Größen und Ausführungen erhältlich. Ob als DIN A4-Hefter aus robustem Manilakarton, aus Kunststoff mit transparentem Vorderteil oder als praktischer Zweifach-Hängehefter, in dem sich links und rechts gleich zwei Vorgänge abheften lassen.Selbstverständlich sind die Hängehefter auch in verschiedenen Farben erhältlich, was die Organisation zusätzlich vereinfacht. So reicht nur ein schneller Blick und schon wissen Sie, um welche Unterlagen es sich handelt. Von Leitz sind beispielsweise die Farben Blau, Gelb, Rot, Orange, Grün und Grau erhältlich.

Unterlagen, die nicht gelocht werden dürfen, finden hier nicht immer einen PlatzEin Kartonhefter muss erst aufgeschlagen werden, damit das erste Schriftstück gelesen werden kann

die Hängehefter lassen sich schnell und unkompliziert sortieren und ordnender Zugriff auf Akten und Unterlagen erfolgt mit nur einem Handgriffdank der eindeutigen Farbcodierung können die gesuchten Unterlagen besonders schnell gefunden werdenzusätzlich lässt sich der Ordner mit einem Beschriftungsschild oder einem Reiter versehengelochte Unterlagen können sicher abgeheftet werden

HängemappenAuch Hängemappen gibt es in diversen Varianten und Größen. Ob aus Manilakarton, Natron-Karton oder besonders reißfestem Polypropylen – in ihnen können Akten, Unterlagen und Dokumente abgelegt werden, die nicht gelocht werden dürfen.Hängemappen sind in verschiedenen Farben erhältlich, was die eindeutige Zuordnung und schnelle Sortierung vereinfacht. Die genauen Farbtöne von Herstellern wie Herlitz, Leitz oder Elba variieren dabei.

seitliche Öffnung erfordert Vorsicht bei der Entnahme aus der Hängeregistratur

leichter und unkomplizierter Zugriff auf Dokumente und Unterlagendie abgelegten Akten brauchen nicht gelocht werdendie Farbsystematik vereinfacht die Organisation und lässt sich z.B. mit Hängeheftern abstimmennumerische oder alphabetische Ordnung lässt sich einfach an der überstehenden Reiterfalz markierenmit vorgefertigten Falzungen kann die Inhaltsmenge individuell eingestellt werden

HängesammlerHängesammler sind die optimale Kombination aus Hängehefter und Hängesammler, die besonders praktisch ist, wenn Sie mal ein paar Unterlagen mehr ablegen wollen. Durch die seitlich an den Karton angebrachten Leinenfrösche fällt zudem nichts aus dem Hängesammler heraus. Für besonders umfangreiche Akten gibt es zudem Modelle mit einem stabilen Boden aus Kunststoff oder Hartpappe – so lassen sich beispielsweise auch Kataloge mühelos ablegen.Neben dem bewährten Modell aus Recycling-Karton in Naturbraun sind auch viele weitere Farbtöne erhältlich, die mit den Farben der Hängehefter und Hängesammler abgestimmt werden können. So lässt sich ein leistungsfähiges Archivierungssystem aufbauen.

zu viele Unterlagen pro Hängesammler sind kontraproduktiv für das Ordnungssystem, besser auf verschiedene Lösungen wie Hängehefter und Hängemappe zurückgreifen

auch umfangreichere Vorgänge, wie Loseblattsammlungen oder Kataloge lassen sich problemlos ablegendie Hängesammler sind stabil und robustdie seitlich angebrachten Frösche oder die Kunststoffseitenbegrenzung sichern die Dokumente gut ab, verleihen ihnen sicheren stand und stellen sicher, dass alle Unterlagen im Sammler bleiben

HängeordnerDer Hängeordner sieht aus wie ein herkömmlicher Aktenordner, doch lässt er sich durch die am Rücken angebrachten Beschläge perfekt in einer Hängeregistratur unterbringen. Wenn der stabile Ordner aus Hartpappe doch mal in einem Regal untergebracht werden soll, dann lassen sich die Beschläge ganz einfach einklappen.In der Farbigkeit gleicht der Hängeordner seinem Pendant zum Hinstellen, er kommt ebenfalls in schwarzer Pappe daher, die mit einem Wolkenmarmor-Papier kaschiert ist.

aufgrund der begrenzten Farbauswahl lassen sich die Hängeordner nur über die Rückenschilder gruppieren, sortieren und kennzeichnen

der Hängeordner lässt sich in kürzester Zeit zu einem herkömmlichen Standordner umfunktionieren, das spart Zeit und Platz auf dem Schreibtischdie präzise schließende Hebelmechanik mit Niederhalter schützt die abgehefteten Unterlagenist mit unterschiedlichem Fassungsvermögen erhältlich, die Breite des Rückens variiert dementsprechendpraktische Entnahme aus der Registratur mit dem Griffloch

Materialstärke als wichtiges Kaufkriterium

Bei einem anlogen Archiv, das mit Hängeordner-Systemen aufgebaut wird, ist die Materialstärke der entscheidende Faktor. Ohne hervorragende Verarbeitung und robuste Materialien kann eine Hängeregistratur auf Dauer nicht der hohen Belastung standhalten, die die großen Aktenmengen über lange Zeit auf sie ausüben. Die Produkte von Markenherstellern wie ELBA, Leitz und Herlitz versprechen höchste Qualität und lange Haltbarkeit.

Anwendung und Benutzer von Archivierungsmitteln

Ob Zuhause, in der Schule, in der Uni oder im Büro: Gerade bei der täglichen Arbeit mit Arbeitsblättern, Formularen und Akten ist ein gutes Archivierungssystem nicht zu unterschätzen. Damit lässt sich auch bei einer beständig großen Anzahl an neuen Unterlagen Ordnung halten. Zu berücksichtigen ist hierbei, wie oft sie die abgelegten Informationen benötigen. Auf einige müssen Sie wahrscheinlich öfter zugreifen als auf andere. In diesem Fall ist ein griffbereiter Ordner praktischer, als eine gut verstaute Archivierungsbox.

Welche Archivierung passt zu mir?

Die analoge Archivierung ist immer auch eine Typenfrage. Je nach Tätigkeit variiert die Menge an Akten und Unterlagen und auch die Häufigkeit, mit der auf archiviertes Material zugegriffen wird, stark. Hier müssen Sie zunächst einige individuelle und der Aufgabe entsprechende Fragestellungen beantworten, bevor Sie sich für ein Archivierungssystem entscheiden. Neben diesen Faktoren, die zum Teil auch von bereits bestehenden Ordnungssystemen beeinflusst werden, spielen selbstverständlich auch persönliche Vorlieben eine wesentliche Rolle. Mögen Sie zum Beispiel einen Großteil Ihrer Akten lieber griffbereit auf Ihrem Schreibtisch? Oder heften Sie diese gleich ab und stelle sie ins Regal, weil auch andere Personen darauf zugreifen müssen? Ähnliches gilt für die Farbgestaltung: Wie wollen Sie die unterschiedlichen Farben der Ordnungssysteme einsetzen? Oder gibt es in Ihrem Unternehmen bereits Vorgaben für eine Farbcodierung, die mit dem Inhalt der Ordner abgestimmt ist? Alle diese Punkte sind bei der Entscheidung für ein Archivsystem zu berücksichtigen.Beschriftungsschilder und SignalreiterBeschriftungsschilder und Signalreiter sind praktische Helferlein, wenn es darum geht, schnell einen bestimmten Inhalt zu finden, ohne dass dabei der komplette Hefter oder Ordner durchgesehen werden muss. Beschriftungsschilder kommen überwiegend bei der Kennzeichnung von Sicht- oder Signalreitern zum Einsatz. Diese werden dann an der Oberseite der Hängehefter, Hängemappe oder Hängeordner angebracht und erleichtern so die Organisation großer Aktenmengen.

Wissenswertes und Beratung zum Archivieren

Archivierung leicht gemacht – Ordnungssysteme richtig nutzen

Eine gute Ablage oder langfristige Archivierung erleichtert die tägliche Arbeit. Das fängt schon bei der Einordnung der Unterlagen nach entsprechenden Kategorien an. Es gilt zu entscheiden, ob diese chronologisch, nach Personen, Projekten oder Inhalten sortiert werden sollen. Doch auch schon bei der Abheftung einzelner Unterlagen fängt es an. Werden diese eher entsprechend einer kaufmännischen Heftung, also so, dass das aktuellste Schriftstück obenauf liegt, oder nach einer Amtsheftung, bei der das älteste Schriftstück oben liegt, abgeheftet? Ähnliches gilt auch für die Benennung der einzelnen Hefter und Ordner. Gerade hier liegt der Teufel oft im Detail und mit einer standardisierten, eindeutigen Bezeichnung, die auf einen konkreten Dokumenteninhalt verweist lässt sich oftmals besser arbeiten, als doppelt vergebenen oder unklaren Bezeichnungen.

Arten von Ordnungssystemen

Im Büro können eine Vielzahl an unterschiedlichen Ordnungssystemen Verwendung finden, denn es hängt immer vom Inhalt der Unterlagen ab, wie geordnet und sortiert wird. Grundsätzlich lässt sich zwischen dem alphabetischen, dem numerischen und dem chronologischen Ordnungssystem unterscheiden. Bei der alphabetischen Lösung erfolgt die Ordnung anhand des Alphabets, ähnlich wie bei Telefon-, Wörterbüchern oder Lexika. Diese Ordnung ist, wie viele Dinge des Büroalltags, ebenfalls genormt und in der DIN 5007 festgelegt. Bei der numerischen Ordnung werden die Schriftstücke nach Nummern sortiert, zum Beispiel anhand von Personal- oder Kundennummern. Wenn eine chronologische Ordnung gewählt wurde, wird das Schriftgut nach der zeitlichen Abfolge sortiert. Diese Ablageform kommt im Büro überaus häufig vor. Außerdem treten immer wieder auch Kombinationen dieser Ordnungssysteme auf, die mit Abkürzungen oder Sigeln arbeiten. Hier kann unter Umständen auch eine zusätzliche Farbcodierung oder eine Ordnung nach Symbolen zum Einsatz kommen.

Gründe für die Archivierung

Es gibt die vielfältigsten Gründe, warum eine Archivierung von Unterlagen sinnvoll ist. Doch oftmals geht es hierbei nicht nur um betriebsinterne, praktische Aspekte, sondern auch um klar geregelte gesetzliche Vorschriften, die eingehalten werden müssen. Ein Unternehmen ist vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, Dokumente aufzubewahren und bei einer Unternehmensprüfung – zum Beispiel durch das Finanzamt – zugänglich zu machen. Liegen dann nicht alle Unterlagen vollständig vor, kann das schwerwiegende Konsequenzen haben. Dies macht eine korrekte Archivierungslösung umso wichtiger.Die Richtlinien zur Aufbewahrung werden dabei im Wesentlichen auf Basis zweier Rechtsgrundlagen geregelt: Steuer- und Handelsrecht, welche in der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch festgelegt sind. Generell wird hier zwischen einer sechsjährigen und einer zehnjährigen Aufbewahrungsverpflichtung unterschieden.

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen für Unternehmen und Privathaushalte

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen für UnternehmenDokumentAufbewahrungsfristLohn- und Gehaltskonten10 Jahre (nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung)Lohnsteueranmeldung6 Jahre (mit Ablauf des Jahres der letzten Aufzeichnung)LohnsteuerkarteEnde des Arbeitsverhältnisses / Ende KalenderjahrBeitragsnachweise Krankenkasse6 JahreBuchungsbelege Finanzbuchhaltung10 JahreBelege über Auszahlung von Lohn / Gehalt10 JahrePersonalakteBis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (unterschiedliche Pflichten für die einzelnen Dokumente)Überstundenaufzeichnungmin. 2 JahreBewirtungsbelege10 JahreBücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz10 Jahre

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen für PrivathaushalteDokumentAufbewahrungsfristAusweis, Pass, Führerschein, Geburts-, Heirats-, SterbeurkundenlebenslangSchul- und ArbeitszeugnisselebenslangGehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Rentenversicherungsnachweise, Belege über Arbeitslosigkeit, Studiennachweisebis zur RenteSteuerbescheide und steuerrelevante Belege10 JahreRechnungen von Einkäufen und Anschaffungen2 JahreRechnungen von Handwerkerleistungen2 JahreVersicherungsunterlagenmindestens für die Dauer des Vertrags

Schulsachen archivieren

Gerade während der Vorbereitungsphase auf das Abitur ist die richtige Archivierung von Schulsachen äußerst gewinnbringend, spart Zeit und schont die Nerven. Sind die Unterlagen zum Beispiel nach Fächern sortiert, kann man sich schnell einen Gesamtüberblick über den Lernstoff verschaffen, und sich so das Zeitpensum ideal einteilen. Aufkleber, Hefter und Ordner können zu der Gestaltung der individuellen Lernordnung beitragen. So schafft man nicht nur Platz im Kinder- oder Jugendzimmer, sondern hat auch den Kopf frei für wichtigere Dinge, die noch für die nächste Prüfung gelernt werden müssen.

Ordnungsbox für Schüler

Die ELBA-Ordnungsbox für Schüler ist nicht nur praktisch, sondern sieht auch noch cool aus. Mit individuell ausgedruckten Aufklebern verschönert, schafft sie nicht nur Ordnung auf dem Schreibtisch und passt perfekt in jedes Regal, sie ist zugleich ein schickes Designobjekt für das Zimmer. Wie in einer Hängemappenbox finden hier die Unterlagen der verschiedenen Fächer unkompliziert Platz und sind jederzeit griffbereit.

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