Pendelhefter

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Pendelhefter: das mobile Aktenstück

Pendelhefter sind Akten, die der Kommunikation mit außerbetrieblichen Einrichtungen und Institutionen, wie beispielsweise Steuerberater, Anwalt, Datenschutzbeauftragter oder Betriebsarzt dienen. Diese Hefter sind folglich Aktenstücke, die zwischen einem Betrieb und externen Institutionen pendeln und dabei wechselweise geführt und vervollständigt werden. Sie ermöglichen auf diese Weise die Aufrechterhaltung einer permanenten Form der Kommunikation zwischen einem Betrieb und einer entsprechenden externen Institution. Betrieb und externe Institution nehmen regelmäßig Eintragungen vor, die für die Gegenseite von Bedeutung sind oder heften Dokumente in dem Hefter ab. Danach "wandert" das Aktenstück zur Gegenseite, wo die neu hinzu gefügten Dokumente oder Kommentare zur Kenntnis genommen werden.

Der praktische Einsatz im Büro

In vielen Betrieben ist es heute üblich, dass solche Pendel-Ordner für jede Institution unterhalten werden, mit der regelmäßig kommuniziert und mit der ein entsprechender Dokumentenverkehr auf der Basis von originalen Dokumenten und Unterlagen betrieben werden muss. Meist gibt es Pendel-Ordner, sofern ein externer Steuerberater mit der Wahrnehmung der steuerlichen Interessen eines Unternehmens beauftragt worden ist. Die beispielsweise zur Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen notwendigen Unterlagen werden dabei üblicherweise in Pendel-Ordnern abgeheftet und pendeln auf diese Weise zwischen dem Unternehmen und dem Steuerbüro hin und her.

Ein praktisches Arbeitsmittel: Fazit

Als Aufbewahrungsort wichtiger Originaldokumente, beispielsweise für den Steuerberater, erfükkt der Pendel-Ordner eine ganz wesentliche betriebliche Aufgabe und Funktion als wichtiges Kommunikationsmittel. Die Kommunikation kann auf diese Weise permanent aufrecht werden und der Steuerberater wird als externe Institution in die Lage versetzt, das Unternehmen stets effektiv und wirksam steuerlich nach außen hin zu vertreten.

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